E-Rechnung - die Welt wird digitaler
Mit der E-Rechnung wird die Digitalisierung im Büro vorangetrieben. Ordner und Ablagekörbe mit Papierrechnungen waren gestern.
Doch was bedeutet dies für die Weinbaubetriebe?
Das Thema ist komplex und Sie müssen zunächst einmal zwei grundsätzliche Dinge unterscheiden:
eingehende Rechnungen von Ihren Lieferanten zum Beispiel
Rechnungen, die Sie selber schreiben
Entsprechend finden sie hier eine kleine Aufstellung was Sie bei der E-Rechnung beachten müssen und was meine Programme Winestro.Cloud und VinoPro in dieser Hinsicht leisten.
Eingehende E-Rechnungen
Ab dem 0101.2025 müssen Sie E-Rechnungen von Ihren Lieferanten verarbeiten können. Doch was heißt verarbeiten?
1. Als erstes müssen diese Rechnung einmal lesen können.
Es gibt die Möglichkeit die Rechnung in Kombination mit einer PDF Rechnung zu erhalten. Wenn Ihr Lieferant diese Variante wählt ist es relativ einfach für Sie: Sie können die Rechnung wie bisher lesen, kontrollieren und die Kontoverbindung für die Überweisung abschreiben. Theoretisch können Sie sogar die Rechnung ausdrucken und weiterhin in Ihrem Ordner abheften.
Wenn Ihr Lieferant eine reine Datei mit den Rechnungs-Informationen schickt, so können Sie diese nicht auf Anhieb lesen. Sie brauchen dazu ein Hilfsmittel. Es wird sich in den nächsten Wochen rauskristallisieren, welche Software dazu geeignet sein wird. Ein grober Überblick jetzt schon:
Winestro.cloud
In Winestro werden Sie die auch eingehende Rechnungen lesen können. Sie können die Rechnung dann kontrollieren und überweisen. Diese Rechnung wird dann in der Ausgabenverwaltung gebucht. Wenn Ihr Paket über eine DATEV-Schnittstelle verfügt, können Sie anschließend Ihre Datensätze direkt an die Buchhaltung übermitteln. Sie brauchen im Prinzip also keinerlei Zusatzsoftware für die E-Rechnungen.
Update: Winestro hat angekündigt, dass die Ausgabenverwaltung für alle Pakete frei geschaltet werden soll. Damit können alle Winestro-Nutzer (auch das kostenlose Team-Paket) eingehende E-Rechnungen lesen und als Ausgabe verwalten.
VinoPro
wird wohl keine Möglichkeit bieten, die eingehenden Rechnung zu lesen. In diesem Fall sind Sie auf andere Hilfsmittel angewiesen.
Die Softwarebranche bietet ein Menge Möglichkeiten, so dass es nicht möglich ist, hier einen Überblick zu geben. Einige Möglichkeiten seien exemplarisch erwähnt:
Programme zur Buchführung
Wenn Sie ein Buchführungsprogramm im Betrieb einsetzen, so werden Sie ziemlich sicher mit diesem Programm die E-Rechnungen einlesen können und in einer lesbaren Form angezeigt bekommen. Das Programm kann die Rechnung vermutlich gleich verbuchen, eventuell ist sogar eine automatische Zahlungsanweisung möglich.
Rechnungs-Viewer
Es gibt im Internet eine Reihe von Portalen die das Einlesen der E-Rechnung und das Umwandeln in eine lesbare Rechnung ermöglichen. Viele dieser Plattformen bieten einen Grundservice kostenlos an. Manche Plattformen versuchen natürlich auch über diesen Weg ein kostenpflichtiges Abo zu erschleichen. Also hier ist teilweise Vorsicht geboten und man sollte die Angebote genau prüfen.
Eine sehr seriöse Möglichkeit die E-Rechnung zu lesen, bietet die Finanzverwaltung über das ELSTER-Portal. Dort können E-Rechnungen kostenlos eingelesen werden:
https://www.elster.de/eportal/e-rechnung
Wer seine Rechnungen nicht einem unbekannten Dienst anvertrauen möchte, für den kann der Rechnungsviewer sehr interessant sein: für geringes Geld erhalten Sie einen Viewer (Betrachter) der auf Ihrem Rechner installiert wird und mit dem Sie Ihre digitalen Rechnungen dann lesbar machen können. Denn Sie möchten ja wissen, was Sie bezahlen.
Rechnungen, die Sie an Ihre Kunden schreiben
Mit Winestro.cloud
Winestro.cloud ermöglicht es ihnen E-Rechnungen zu schreiben und zu versenden. Die Funktion soll bis Ende des Jahres integriert sein.
Mit VinoPro
Auch mit VinoPro können E-Rechnungen geschrieben und versendet werden. Die Funktion soll bis Mitte November verfügbar sein.
Update 18.12.2024: entgegen der Ankündigung der Fa. Weinmann gibt es bislang noch kein Update für VinoPro.
Sonstige Rechnungen
Viele Betriebe schreiben noch Rechnungen, die nichts direkt mit der Warenwirtschaft zu tun haben. Teilweise sind das Rechnungen für Veranstaltungen, Rechnungen für Lohnarbeiten , Rechnungen für die Ferienwohnung etc.. Bisher wurden diese Rechnungen einfach in Word oder von Hand geschrieben. Mit der E-Rechnung wird das nicht mehr so einfach gehen. Welche Möglichkeiten bieten sich an?
Winestro.cloud
Sie können zum Beispiel einen weiteren Account in Winestro anlegen. Für diese Rechnungen dürfte dann das Basis-Paket ausreichend sein.
Externes Rechnungsprogramm
Sie können auch ein einfaches Programm zum Rechnungserstellen einsetzen. Der Markt bietet eine Vielzahl an (mehr oder weniger) einfachen Programmen an.
Ich kann das Programm Rechnungsbüro empfehlen. Ein sehr umfangreiches Programm mit dem sich die Rechnungen sehr gut als E-Rechnung erstellen lassen.
Auch für kleinere Betriebe eignet sich das Programm gut für die Kundenverwaltung und das Schreibend er Rechnungen. Das Programm enthält auch eine Lagerwerwaltug, diese ist aber nicht von der Weinkontrolle genehmigt.
Der Vorteil:
- sehr preiswert
- unabhängig von Providern
- Installation auf Ihrem PC
- keine Folgekosten
Sollte Interesse bestehen, so ich eventuell einen Supportvertrag für das Rechnungsbüro anbieten. Dann erhalten Sie Unterstützung bei Fragen zur Einrichtung und Bedienung, sowie Hilfestellung bei der Einrichtung und Gestaltung der Formulare.